Consigli e suggerimenti

E’ possibile aumentare la velocità di invio delle email?

La velocità di invio delle tue email dipende da più fattori.

Il peso del messaggio

Ogni messaggio email che SendBlaster invia, così come qualsiasi messaggio inviato tramite posta elettronica, ha un “peso”.

Cosa si intende per “peso del messaggio”? Il termine “peso” è improprio, ma viene utilizzato comunemente per descrivere le dimensioni di un file (un testo, un’immagine, un filmato o, nel nostro caso, un messaggio di posta elettronica).
Le dimensioni del file si misurano in byte, ma per comodità si utilizzano i termini KiloByte (KB), MegaByte (MB), GigaByte (GB), ecc.

Il peso dipende dalla quantità di informazioni contenute nel file. Questo aumenta in rapporto a vari fattori come la lunghezza del testo, la grandezza e qualità di un immagine, oppure la lunghezza di un filmato, solo per fare qualche esempio.

Semplificando possiamo affermare che un testo, anche se lungo, è in genere poco pesante. Al contrario, un immagine o un filmato sono decisamente più pesanti rispetto a un semplice testo. Si può ad esempio dire che un messaggio email “pesa” 3 KB, oppure che un’immagine pesa 1 MB.

I messaggi email di solo testo, anche se di notevole lunghezza, sono solitamente molto leggeri, mentre quelli che contengono elementi grafici come le immagini sono più pesanti.

La velocità della connessione Internet

Come influisce il peso del messaggio sulla velocità di spedizione?

Sul mercato esistono tipologie differenti di collegamento ad Internet che variano in termini di velocità. Ci sono linee capaci di ricevere e inviare i byte di cui abbiamo parlato sopra in modo più o meno rapido in un dato arco di tempo.

Una connessione Internet su linea telefonica tradzionale è molto lenta nella ricezione e trasmissione dei dati. Ti consigliamo di evitarla finchè possibile, poichè la spedizione di numerosi messaggi, anche se leggeri, può richiedere molto tempo ed essere costosa.

Una linea ADSL (o di altro tipo, ma comunque ad elevata velocità), consente invece l’invio delle tue email in modo molto più rapido ed economico. Considera comunque che tutte le ADSL hanno una velocità di invio dei dati molto più bassa rispetto a quella di ricezione. In commercio si trovano oramai offerte che prevedono fino a 20MB di velocità in ricezione e di 1 MB in trasmissione. Quando invii le email con SendBlaster devi considerare ovviamente la velocità di trasmissione dei dati e non quella di ricezione.

Il suggerimento rimane comunque quello di non appesantire eccessivamente il messaggio con immagini o altri elementi. Un peso elevato dei messaggi potrebbe mettere in allerta i filtri antispam, specie se il numero di email da inviare è elevato.

La qualità del server SMTP

Per questo aspetto ti consigliamo di leggere l’apposita sezione.

Per riassumere, la velocità di spedizione delle email dipende dal peso del messaggio, dalla velocità della linea con la quale lo si spedisce, nonchè dalla “bontà” del server SMTP utilizzato. Talvolta anche l’utilizzo di un antivirus può influire sulla velocità d’invio delle mail, in quanto la scansione di ogni messaggio richiede normalmente qualche istante.

Con una buona connessione Internet (ADSL o simile) e un buon server SMTP, mantenendo la dimensione del messaggio intorno ai 10 kb, puoi riuscire a spedire circa 7000/10000 email nell’arco di un’ora.

Se devi assolutamente inserire immagini di un certo peso, ti consigliamo di metterle su un server Web e di richiamarle nel messaggio attraverso un collegamento. Il messaggio in questo modo rimarrà leggero permettendo nel contempo la corretta visualizzazione delle immagini.

Email formato HTML e testo

SendBlaster è in grado di creare messaggi in formato HTML e/o puro testo.

Pro e contro delle e-mail in formato testo

A tutt’oggi, qualche programma client e-mail può visualizzare solamente messaggi di testo. Anche i dispositivi mobili (telefoni cellulari, Blackberry) meno recenti, pur permettendo l’accesso alla casella di posta elettronica, permettono la lettura delle email solamente nel formato testo.

I messaggi di testo presentano l’indubbio vantaggio di essere estremamente “leggeri” (solitamente pochi KB) e per questo motivo possono essere inviati e scaricati in breve tempo, anche quando si utilizzano connessioni lente.

Inoltre i sistemi di ricezione delle e-mail di grandi organizzazioni ed aziende eliminano l’HTML dai messaggi per evitare l’esposizione ai virus. Come conseguenza, chi lavora presso organizzazioni di questo tipo non potrà leggere altro che e-mail di solo testo.

Quando il messaggio contiene un URL (solitamente l’indirizzo di una pagina Web), questo può essere cliccato. Tuttavia in alcuni casi ciò non è possibile e questo costringe a copiarlo e incollarlo nella barra degli indirizzi del browser, rendendo la preocedura più complicata.

Un altro problema è che gli URL molto lunghi possono andare a capo e “spezzarsi”, così non funzionano quando vengono cliccati.

Inoltre è difficile fare statistiche sull’efficacia delle e-mail di solo testo.

Pro e contro delle e-mail in HTML

Indubbiamente le e-mail in formato HTML sono più accattivanti poichè possono essere arricchite con elementi grafici e il testo può essere formattato. La maggior parte dei client più noti (come MS Outlook o Mozilla Thunderbird) possono visualizzare senza problemi i messaggi in HTML. Anche la maggior parte dei Provider che permettono l’accesso Web alla propria casella di posta attraverso un servizio di Web mail (Gmail, Yahoo, Tiscali, Alice, Fastweb e altri), sono in grado di visualizzare correttamente i messaggi HTML.

L’HTML rende i messaggi più efficaci. Gli studi dimostrano che rispetto alle e-mail in formato testo, quelle HTML sono cliccate dalle due alle tre volte in più.

In più, è possibile realizzare statistiche più dettagliate per verificare l’efficacia della campagna di e-mail marketing.

Tuttavia, le dimensioni dei messaggi e-mail in HTML sono del 70% superiori rispetto a quelle dei messaggi in formato testo. Si deve stare attenti a non abusare delle immagini, perchè richiedono più tempo per essere scaricate, specialmente se si dispone di connessioni lente.

I nuovi client e-mail inoltre disattivano di default la visalizzazione delle immagini nella finestra di anteprima dei messaggi.

Inoltre, un messaggio scritto esclusivamente in HTML può risultare “sospetto” ai filtri antispam, che possono eliminarlo o, nella migliore delle ipotesi, recapitarlo nella cartella ‘Spam’.

Quale soluzione?

Considerando i punti esposti sopra, il modo ideale per raggiungere il numero più alto di destinatari consiste nel creare messaggi in entrambi i formati, ovvero testo e HTML.
Ciò non vuol dire scrivere due volte il testo. SendBlaster è infatti in grado di creare automaticamente una versione del messaggio in puro testo partendo da un testo formattato in HTML. Il messaggio generato contiene una parte in HTML e una in puro testo, rendendolo quindi leggibile da tutti i destinatari a prescindere dal sistema che utilizzano per le lettura della posta.

Vedi come comporre correttamente un messaggio.

Suggerimenti per inviare meglio

Vi sembra di non raggiungere abbastanza destinatari? I vostri messaggi sono spesso classificati come spam per errore? I suggerimenti che seguono vi aiuteranno ad aumentare drasticamente la percentuale di messaggi consegnati.

Scegliete un buon servizio Smtp

Un buon servizio Smtp è la chiave per inviare velocemente e con successo. La maggior parte dei fornitori di connettività ad Internet includono nell’offerta un servizio Smtp gratuito; tuttavia in alcuni casi questa soluzione può non essere adatta all’invio di molti messaggi. I server Smtp standard a volte non consentono più connessioni contemporanee, limitano la banda (rallentano cioè l’invio), o addirittura limitano il numero di messaggi che può essere inviato in un dato arco di tempo. L’invio diretto è una buona alternativa, ma sfortunatamente ormai molti server di posta non lo accettano. Se avete bisogno di inviare a molti destinatari le mail velocemente, prendete in considerazione l’utilizzo di un servizio SMTP professionale: l’utilizzo di più connessioni contemporanee ed una velocità più alta possono davvero aumentare incredibilmente la rapidità dei vostri mailing, far sì che venga recapitata una percentuale più alta di messaggi, e in definitiva farvi risparmiare molto tempo e lavoro.

Non eseguite il controllo antivirus su ognuno dei messaggi

Se, nell’invio della posta personale, è sempre necessario eseguire un controllo antivirus sui messaggi in uscita, farlo sui mailing è una pessima idea. Se state importando un messaggio salvato in formato .eml è bene eseguire una scansione, ma una volta lanciato il mailing non c’è motivo di controllare ogni singolo messaggio che parte dal PC. Questo infatti rallenterebbe l’invio e, per ragioni complesse legate alle connessioni ai server Smtp, potrebbe addirittura impedire che molti messaggi vengano consegnati. Disabilitate sempre l’antivirus prima di inviare un mailing, per poi riabilitarlo quando l’invio è terminato.

Dato che non fate spam, non lasciate che i vostri messaggi email siano bloccati per errore

Al giorno d’oggi la maggior parte dei dei server di posta include un servizio antispam automatico. Questi servizi sono abbastanza intelligenti, ma a volte sbagliano e cancellano (o cestinano nella casella “spam”) messaggi del tutto legali; si tratta di un problema molto comune in particolare con gli account di posta gratuiti o a basso costo. Se ritenete che molti dei vostri messaggi siano filtrati per errore, ecco alcune semplici regole per evitare di essere classificati “spammer” per errore:

  1. Includete sempre una sezione di “testo puro”: le mail personali, anche se scritte in formato HTML, includono sempre ed automaticamente una parte di testo puro. Se questa parte manca, la maggior parte dei filtri antispam si insospettiscono. Dopo aver finito di comporre il messaggio, utilizzate il pulsante di SendBlaster “Testo da HTML” per creare automaticamente una parte di testo puro a partire dal codice HTML.
  2. Scrivete, non disegnate: la maggior parte del messaggio deve essere costituita da testo; evitate di inserire troppe immagini e troppo pesanti. Anche in questo caso, i filtri antispam si insospettiscono se il rapporto fra immagini e testo è troppo elevato.
  3. Non allegate troppo: gli allegati dovrebbero essere usati solo in liste piccole e dedicate a scopi personali; se pubblicate una newsletter, anziché allegarli caricate i file direttamente sul vostro sito web ed inserite un link nel messaggio (fra l’altro i destinatari saranno molto più contenti di poter scaricare la posta velocemente).
  4. Non usate parole sbagliate: evitate le parole che possono allarmare i filtri antispam (le conoscete: sono quelle che intasano quotidianamente la vostra casella di posta).
  5. Controllate che il livello di spam della vostra email sia basso: prima di spedire la vostra email fate una scansione con MailingCheck, il nostro software gratuito per il contrllo del livello di spam nelle email.
  6. Preferite l’invio con Smtp: l’invio diretto può rivelarsi utile in molte situazioni, ma sfortunatamente al giorno d’oggi molti server di posta rifiutano la ricezione diretta allo scopo di prevenire lo spam. Quando si inviano molti messaggi è decisamente preferibile utilizzare un server Smtp pubblico. Il che ci porta a…

Suggerimenti avanzati per un invio migliore

Questo è il seguito dell’articolo “suggerimenti per inviare meglio“, potrà esserti utile se una grande parte dei tuoi messaggi email non viene consegnata ai destinatari perchè eliminata dai filtri antispam per errore. Ecco un elenco di linee guida da seguire per la composizione di email senza fonti di spam.

  1. Utilizzate la modalità di invio con server SMTP e possibilmente un SMTP professionale e certificato per l’invio delle vostre email di massa.
  2. Se stai usando le email in formato HTML, includi sempre la versione in testo semplice, e mantienila il più possibile simile alla versione HTML. Più le due versioni sono simili, meno saranno le probabilità di essere rilevati come spam. C’è un pulsante apposito nell’editor di email interno a SendBlaster (pulsante Testo da HTML).
  3. Mantieni la struttura della tua email il più semplice possibile, evita formattazioni complesse (effetti grafici sul testo daranno sì maggiore impatto alle tue email, ma meno gente potrà riceverle)
  4. Fai molta attenzione all’oggetto della tua email: non usare mai punti esclamativi (!), LETTERE MAIUSCOLE, e parole come “GRATIS”, “GARANTITO” e testo spaziato ( q u e s t o è u n t e s t o s p a z i a t o)
  5. Evita saluti generici (”Caro Cliente” ecc..); è meglio non usare messaggi di benvenuto piuttosto.
  6. Se vuoi inviare le email in formato HTML, utilizza editor professionali (come Dreamweaver o Incomedia WebsiteX5). Non usare programmi che generano un HTML “sporco” (per esempio MS Word) che lasciano spesso segni come Tags vuoti e ridondanti che sono spesso indice delle email di spam. Anche Tags sbilanciati e invalidi possono causare l’aumento dell’indice di spam della email. Se usi i Title, modificali perchè contengano parole significative.
  7. Non inserire componenti attivi (Javascript, ActiveX, plug-ins) nel tuo messaggio email. Se necessiti di contenuti attivi metti dei link a pagine del tuo sito internet che li contengano.
  8. Non inserire troppa grafica nel tuo messaggio. Meno saranno le immagini e più avrai probabilità di riuscire.
  9. Evita i file in allegato, mettili piuttosto sul tuo server web e metti link alle risorse.
  10. Fai in modo che la tua email sia costruita secondo canoni tecnicamente corretti, sarà più facile riconoscerla come non-spam (mime mancanti, id messaggio mancanti o invalidi, headers di data invalidi o mancanti, oggetto o header con unicode incorretti sono spesso indice di spam)
  11. Evita encodings inutili: non usare base-64 encoded text se possibile.
  12. Non includere un avvertimento sul fatto che la tua email non è spam, non proclamare affinità a eventuali leggi o decreti, specialmente quelli che non c’entrano col tuo Stato. Solo lo spam ha bisogno di definirsi Non-Spam, le email legali sono intese come già legali.
  13. Usa il normale linguaggio di scrittura di una email qualsiasi, non usare spaziature o intere frasi maiuscole nell’oggetto.
  14. Non S.P.A.Z.I.A.R.E nessuna parola, non mettere str@n1 caratteri o num3ri al p0st0 delle |ett3re nelle tue emails.
  15. Se usi il formato HTML non usare web-bugs invisibili per tracciale le tue email. Se devi tracciale le email usa immagini visibili.
  16. Attento a non includere argomenti tipici dello spam, come rolex watches, drugs, viagra pills, free porn eccetera: possono allertare i filtri antispam anche in caso di email correttamente formattata.
  17. Non usare strumenti usati dagli spammers (come advertised in spam)
  18. Usa un server SMTP ben amministrato e credibile per l’invio. La maggior parte delle email non consegnate proviene da server SMTP con poca credibilità che vengono inseriti nelle liste nere (black list).
  19. Assicurati che il tuo server SMTP disponga di un’assistenza che ti possa aiutare in caso di email non consegnate o inserite nelle black list per errore.
  20. Inserisci le politiche sulla privacy all’interno del tuo sito web, fa in modo che siano ben chiare le tue intenzioni e che queste informazioni siano facilmente reperibili. Chi verifica la tua identità cerca queste informazioni e renderle disponibili potrebbe aiutarti a rimanere alla larga da liste nere.
  21. Fai attenzione se stai facendo pubblicità: attenzione a quali annunci contengono le tue email. Se pubblicizzi compagnie che fanno spam il tuo dominio sarà marchiato come fonte collegata a spammers.
  22. Fai attenzione alle Url degli indirizzi ai quali fai pubblicità, anche questi non devono essere stati marchiati come spam.
  23. Usa Mailingcheck, il nosto software gratuito per controllare le tue email prima di spedirle (Free email spam rating software)

Articolo basato su queste fonti:

Spam Assassin

EmailLabs